Sammanställning över personuppgiftsbehandlingar

Denna sammanställning över personuppgiftsbehandlingar har upprättats av Toyota Sweden AB (org. nr 556041-0010) (”Toyota”, ”vi” eller ”oss”). Sammanställningen är ett komplement till vår allmänna integritetspolicy och beskriver i mer detalj de behandlingar vi utför, på vilken laglig grund behandlingen sker samt hur länge vi sparar personuppgifter i samband med att du använder vår bildelningstjänst KINTO SHARE. I förekommande fall gäller nedan sammanställning också den behandling som utförs av Toyota Motor Europe NV/SA (”TME”) ochToyota Connected Europe Limited (”TCEU”), på det sätt som anges i vår allmänna integritetspolicy.

Definierade termer ska ha den betydelse som framgår av vår (allmänna integritetspolicy).

Registrering av medlemskap

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:

du ska kunna skicka en förfrågan om medlemskap till oss;

vi ska kunna godkänna din förfrågan om att registrera ett medlemskap hos oss;

vi ska kunna lägga upp ett medlemskonto för dig; och

vi ska kunna initiera ingående av avtal om bildelning med dig.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att vidta förberedande åtgärder inför det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Kontoåtkomst: Lösenord som du väljer själv.

Godkännande av allmänna villkor: Uppgift om att du har accepterat de allmänna villkoren för KINTO SHARE.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till och med att avtalet om bildelning har ingåtts. Därefter behandlas uppgifterna i syfte att uppfylla avtalet till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Skapande och avregistrering av KINTO SHARE konto

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:

skapa ditt KINTO SHARE-konto;

du ska kunna godkänna skapandet av kontot med BankID;

vi ska kunna pröva förutsättningarna för att ingå ett avtal om bildelning med dig, inklusive att kunna säkerställa att den som tar del av tjänsten har ett körkort; och

vi på din förfrågan ska kunna avsluta ditt KINTO SHARE konto.

Uppgifter

Körkortsuppgifter (om du har svenskt körkort): Ditt körkortsnummer; sista giltighetsdag för ditt körkort; och ditt personnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att ingå avtal om bildelning med dig.

Berättigat intresse: Vid lagring av uppgifter efter medlemskapets upphörande sker behandling för vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Övriga uppgifter (om du har svenskt körkort): Tillfälliga uppgifter vid uppkoppling mot BankID.

Körkortsuppgifter (om du har utländskt körkort): En bild på ditt ansikte bredvid körkortets framsida, en bild på ditt ansikte bredvid körkortets baksida, ditt körkortsnummer (beroende på vilket land ditt körkort är registrerat i); och sista giltighetsdag för ditt körkort.

Övriga uppgifter (om du har utländskt körkort) Ditt personnummer och/eller födelsedatum (beroende på i vilket land ditt körkort är utfärdat i); och hemadress.

Betalningsuppgifter: Uppgifter om betalkonto och kontokortsuppgifter.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk, dock maximalt under 2 års tid. I syfte att ge dig möjlighet att återaktivera ditt medlemskap hos oss sparas ditt konto med dess uppgifter under en period om 90 dagar efter medlemskapets upphörande. Om du vill avsluta medlemskapet omedelbart kan du kontakta vår kundservice. Vi raderar då ditt KINTO SHARE-konto.

Verifiering av uppgifter mot körkortsregistret (om du har svenskt körkort)

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att verifiera dina körkortsuppgifter mot Transportstyrelsens körkortsregister för att försäkra oss om att du har ett giltigt körkort för att vi ska kunna pröva förutsättningarna för att ingå ett avtal om bildelning med dig. Kontrollen sker såväl när du skapar ditt konto som löpande under avtalets gång.

Uppgifter

Körkortsuppgifter (om du har svenskt körkort): Ditt körkortsnummer; sista giltighetsdag för ditt körkort; och ditt personnummer.

Laglig grund för behandling

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga krav eftersom uthyrning av fordon endast får ske till personer som har giltigt körkort.

Bevarandetid

Manuell verifiering av körkortsuppgifter (om du har utländskt körkort)

Vi behandlar körkortsuppgifter inklusive bild på dig och ditt körkort i syfte att manuellt kunna verifiera att uppgifterna stämmer. Innehavare av utländskt körkort kan inte kontrolleras mot Transportstyrelsens körkortsregister. Istället kontrollerar vi att den bild du tar på ditt ansikte i Appen stämmer överens med bilden på ditt körkort. Om vi har anledning att betvivla att den person som finns på bild inte är innehavare av ett giltigt körkort kommer vi behandla denna persons kontaktuppgifter i syfte att kontakta personen på de kontaktuppgifter som angivits.

Uppgifter

Laglig grund för behandling

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga krav eftersom uthyrning av fordon endast får ske till personer som har giltigt körkort.

Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, kundID (för kontakt genom Appen) och telefonnummer.

Bevarandetid

Verifiering av uppgifter mot informationslistor

Vi behandlar vissa personuppgifter i förhållande till Biluthyrarna Sveriges (org nr. 802015-0333) (“BURF”) informationslista i syfte att

kontrollera om du finns registrerad och/eller spärrad i BURF:s informationslista, och

kunna rapportera till BURF:s informationslista om du har brutit mot de allmänna villkoren för KINTO SHARE på något av följande sätt: (i) efter hyrestidens slut inte återlämnar hyresobjektet; (ii) inte betalar P-böter; (iii) inte betalar hyra och annan ersättning; (iv) vanvårdar fordonet; (v) anmäls till polis för olovligt brukande; eller (vi) olovligen lämnar ut hyresfordonet till annan förare.

Syftet är vidare att BURF ska kunna föra listan, vilket sker i allmänhetens intresse och med tillstånd från Datainspektionen.

Uppgifter

Kontroll mot listan: Registreringsnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandlingen sker för vårt berättigade intresse av att skydda och vårda våra fordon. Behandling sker också för vårt och andra uthyrares berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Rapportering: Underlaget som lämnas in när vi rapporterar till BURF innefattar namn, personnummer, körkortsnummer och skäl för rapportering.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för att kontrollera om du är spärrad endast under den period som din förfrågan om medlemskap prövas. Uppgifterna behandlas för det andra ovannämnda syftet till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk. Underlaget för rapportering till BURF sparas under en period om tre arbetsdagar för att vi ska hinna administrera rapporteringen.

Verifiering av uppgifter mot UC

Vi behandlar vissa personuppgifter i samband med att vi gör en kreditprövning där vi lämnar uppgifter till UC för att UC ska kunna pröva om du uppfyller våra kreditprövningsriktlinjer.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer samt personnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna säkerställa din betalningsförmåga.

Kreditupplysning: Upplysning (”ja” eller ”nej”) huruvida du uppfyller våra kreditprövningsriktlinjer.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till dess avtalet om bildelning ingåtts och du godkänts. Förnyad prövning kan ske under avtalets gång och uppgifter om kreditprövningen sparas endast om prövningen ger ett negativt utfall. Underlaget för ett negativt utfall sparas under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk samt för förfrågningar från myndigheter, dock maximalt under 2 års tid.

Hantering av bokningar

Vi behandlar uppgifter som kan kopplas till ditt användarkonto, och som därmed utgör personuppgifter i syfte att:

du ska kunna göra bokningar som motsvarar dina preferenser,

du ska kunna se dina tidigare bokningar,

du ska kunna se hur länge du bokat ett fordon,

vi ska kunna undvika bedrägerier (exempelvis på grund av otillåtna tankningar, oanmälda skador eller förlust av fordon),

vi ska kunna se när ett fordon låses upp (upplåsning sker genom Appen) så att vi kan registrera bokningstid och användning samt kunna spåra fordon för de fall de försvinner,

vi ska kunna registrera körsträcka och andra uppgifter som behövs för att vi ska kunna ta betalt med en korrekt summa, och

du ska kunna rapportera skador i skadeloggen och vi ska kunna följa när sådana skador rapporteras.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna förebygga bedrägerier och kunna underhålla våra fordon.

Rättslig förpliktelse: GPS-position kan behöva lämnas för det fall fordonet anmäls saknat. Dina personuppgifter kan delas i samband med detta för det fall du var den senaste användaren.

Kontoåtkomst: Lösenord som du väljer själv.

Historisk kundinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Fordonspreferenser (inklusive registreringsnummer). Historisk användning av tank-kort för att identifiera otillåtna tankningar för att undvika bedrägerier.

Betalning: Uppgifter om betalkonto, betalningshistorik och betalningsinformation (exempelvis summa och betalningsdatum).

Bokningsinformation: Tid och datum för upplåsning genom Appen. Mätarställningar på fordonet före och efter överlämning. Platsdata, för att säkerställa återlämning.

Information om skador: Registrerade skadeanmälningar eller anmälningar om förlust av fordon, registreringar av skador i skadeloggen efter utförd skadekontroll, beskrivning av skadan, foto på skadan i Appen.

Platsdata: Begränsad platsdata, exempelvis GPS-position på ditt fordon för det fall det anmäls saknat.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk, dock maximalt under 2 års tid.

Supporttjänster

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig på ett effektivt sätt när du använder vår supporttjänst. Vi behandlar även dina uppgifter genom att dela dem till vår supportleverantör H1 Communication AB (org. nr 556730-0610).

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med dig och tillhandahålla dig support för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet på ett för oss kostnadseffektivt sätt.

Historisk kundinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Fordonspreferenser (inklusive registreringsnummer). Historisk användning av tank-kort för det fall du anser att du felaktigt ålagts att betala för otillåtna tankningar.

Bokningsinformation: Tid och datum för upplåsning genom Appen. Körsträcka (avläses till viss del av mätarställningar).

Betalning: Uppgifter om betalkonto, betalningshistorik och betalningsinformation (exempelvis summa och betalningsdatum).

Information om skador: Registrerade skadeanmälningar eller anmälningar om f